Als historisches, kulturelles und künstlerisches Erbe erfordert das Fotoarchiv eine offene und partizipative Verwaltung der Bilder in ihrer Aufarbeitung. Dies ist daher ein guter Anlass für die Katalogisierung und Digitalisierung des gesamten Bestandes an Bildern (sowohl Negative als auch Reproduktionen).
Digitalisierung: Was ist das Ziel?
1. Der öffentliche Zugang zu dem Foto-Archiv über das Internet oder anderen Medien zum Zwecke der Beratung, Forschung, Studien oder zur Identifizierung von porträtierten Menschen oder für die Suche nach Verwandten.
2. Der Zugriff auf die visuellen Informationen aller Fotos des Archives bei gleichzeitiger Vermeidung von teuren Schwarz-Weiß-Abzügen jedes einzelnen Negatives (im Jahr 2001 allein wurden ca. 3000 Negative entwickelt).
3. Vermeidung von Manipulationen an den Negativen und Reproduktionen.
4. Backup für den Fall von Eventualitäten, welche einen Schaden auf das Archiv verursachen könnten. (wie z.B. ein Feuer im Geschäft Alejos Color in Ayacucho im Jahr 2004)
Katalogisierung: Mit Hilfe einer Software, welche es ermöglicht, Informationen wie Aufnahmedatum, Identifizierung von Personen, eine Einteilung in Themengebiete, Qualität, Anzahl u.ä. zu jedem Bild zu archivieren, was ein einfacheres Handling des Datenbestandes ermöglicht.
Aktueller Status:
– 2001, wurde von den Ingenieuren Walter und Jens Alejos, beide Enkel von Baldomero Alejos, eine Software namens „Neo-Image Management“ entwickelt, welche zu jedem Bild eine Reihe von Informationen archiviert.
– Im Jahr 2008, begann ein weiteres von der Harvard University gesponsortes Projekt zur Digitalisierung des gesamten Bildbestandes an Negativen, welches auf dem auch von der Harvard University gesponsorten „Stabilisierungs-Projekt“ aufbaut.
Am Ende dieses Projekts sollen auch die digitalisierten Bilder selbst zusammen mit den oben angesprochenen Informationen in der Datenbank gespeichert werden.